Die XRechnung ist das deutsche Standard-Format für elektronische Rechnungen. Seit 2020 Pflicht für Behörden, ab 2025 auch für alle Unternehmen. Hier erfahren Sie alles, was Sie als Unternehmer wissen müssen.
E-Rechnung prüfenDie XRechnung ist ein XML-basiertes Datenformat für elektronische Rechnungen in Deutschland. Sie wurde von der KoSIT (Koordinierungsstelle für IT-Standards) entwickelt und ist seit 2020 für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber (Bund, Länder, Kommunen) verpflichtend. Ab dem 1. Januar 2025 gilt die E-Rechnungspflicht auch im B2B-Bereich: Unternehmen müssen elektronische Rechnungen empfangen können. Ab 2027 müssen alle Unternehmen E-Rechnungen auch versenden können.
Im Gegensatz zu einer PDF-Rechnung, die im Grunde nur ein digitales Bild ist, enthält eine XRechnung strukturierte, maschinenlesbare Daten. Das bedeutet: Rechnungsnummer, Beträge, Steuersätze, Empfänger und alle weiteren Pflichtangaben sind in einem standardisierten XML-Format gespeichert. Buchhaltungssysteme können diese Daten automatisch einlesen, ohne dass jemand etwas abtippen muss.
Die XRechnung basiert auf der europäischen Norm EN 16931 und verwendet das UBL 2.1 (Universal Business Language) oder CII (Cross Industry Invoice) Format. In der Praxis ist UBL 2.1 in Deutschland am weitesten verbreitet.
Drei Formate, drei Ansätze. Welches passt zu Ihrem Unternehmen?
Reines XML-Format. Kein PDF nötig. Vollständig maschinenlesbar. Der offizielle Standard für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber in Deutschland. Auch für B2B geeignet.
Hybrid-Format: PDF mit eingebettetem XML. Lesbar für Mensch (PDF) UND Maschine (XML). Besonders praktisch im B2B-Bereich, weil der Empfänger die Rechnung auch ohne Software öffnen kann.
Nur Bild und Text. Nicht maschinenlesbar. Ab 2025 nicht mehr ausreichend als E-Rechnung im B2B-Bereich. Gilt rechtlich wie eine Papierrechnung.
Die E-Rechnungspflicht kommt schrittweise. Hier sind die wichtigsten Daten:
Die XRechnung folgt der europäischen Norm EN 16931. Jedes Feld hat eine BT-Nummer (Business Term). Die wichtigsten Pflichtfelder:
Dazu kommen je nach Fall weitere Felder: Umsatzsteuer-ID (BT-31), Bankverbindung (BT-84/BT-86), Rechnungspositionen mit Menge, Einzelpreis und Steuersatz. Kleinunternehmer nach §19 UStG müssen den Steuerbefreiungsgrund angeben (BT-121).
Brauchen Sie als Umzugsunternehmen XRechnungen? Ja. Spätestens ab 2027 müssen auch kleine Umzugsunternehmen E-Rechnungen versenden können. Wer jetzt schon umstellt, spart sich den Stress.
In der Praxis bedeutet das: Jede Rechnung an einen Geschäftskunden (B2B) muss als strukturierte E-Rechnung erstellt werden. Das betrifft Firmenumzüge, Behördenaufträge und alle Aufträge, bei denen ein Unternehmen oder eine öffentliche Einrichtung der Auftraggeber ist.
AnfrageBox generiert XRechnungen im UBL 2.1 Format direkt aus dem Admin-Panel. Sie erstellen ein Angebot, der Kunde unterschreibt digital, und Sie wandeln das Angebot mit einem Klick in eine konforme E-Rechnung um. Ohne zusätzliche Software, ohne Buchhaltungskenntnisse und ohne XML-Editor.
Welche Tools unterstützen XRechnung? Ein Überblick:
| Software | XRechnung | ZUGFeRD | DATEV-Export | Preis |
|---|---|---|---|---|
| AnfrageBox | Ja (UBL 2.1) | Nein | Ja | Ab 0 €/Monat |
| Lexoffice | Ja | Ja | Ja | Ab 7,90 €/Monat |
| sevDesk | Ja | Ja | Ja | Ab 8,90 €/Monat |
| Debitoor / SumUp | Ja | Nein | Nein | Ab 9 €/Monat |
| Eigenbau (Excel) | Nein | Nein | Manuell | 0 € |
AnfrageBox ist keine Buchhaltungssoftware. Es ist eine Umzugssoftware mit integrierter XRechnung-Funktion. Für die vollständige Buchhaltung (GuV, EÜR, Umsatzsteuervoranmeldung) empfehlen wir Lexoffice oder sevDesk zusätzlich.
Ja, aber mit Aufschub. Ab dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen E-Rechnungen empfangen können, auch Kleinunternehmer. Die Pflicht zum Versenden gilt ab 2027, mit einer Übergangsfrist bis 2028 für Unternehmen mit weniger als 800.000 Euro Jahresumsatz. Wer jetzt schon umstellt, spart sich den Zeitdruck.
Die Leitweg-ID ist eine Kennung, die öffentliche Auftraggeber (Behörden, Kommunen, Landes- und Bundeseinrichtungen) verwenden, um eingehende Rechnungen automatisch der richtigen Stelle zuzuordnen. Sie wird im Feld BT-10 (Buyer Reference) der XRechnung angegeben. Bei B2B-Rechnungen zwischen Privatunternehmen ist keine Leitweg-ID erforderlich. Dort reicht eine Bestellnummer oder Vertragsnummer als Referenz.
Ja. Eine XRechnung ist eine XML-Datei, die Sie als E-Mail-Anhang versenden können. Für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber gibt es zusätzlich das ZRE-Portal (Zentraler Rechnungseingang des Bundes) und die OZG-RE-Plattformen der Länder. Für B2B-Rechnungen zwischen Privatunternehmen ist E-Mail der gängigste Versandweg.
Öffentliche Auftraggeber sind seit 2023 berechtigt, Papierrechnungen und einfache PDF-Rechnungen abzulehnen. Im B2B-Bereich wird ab 2027 die E-Rechnung zum Standard. Unternehmen, die keine konformen E-Rechnungen versenden, riskieren verzögerte Zahlungen und, je nach Auslegung, steuerliche Probleme beim Vorsteuerabzug des Empfängers.
Nein. AnfrageBox ist eine Umzugssoftware mit integrierter E-Rechnungsfunktion. Sie können Angebote erstellen, Rechnungen im XRechnung-Format generieren und nach DATEV exportieren. Für die vollständige Buchführung (GuV, EÜR, Umsatzsteuervoranmeldung) empfehlen wir eine ergänzende Buchhaltungssoftware wie Lexoffice oder sevDesk.
Ja. AnfrageBox unterstützt den DATEV-Export für Rechnungen. Sie können Ihre Rechnungsdaten als CSV im DATEV-Format herunterladen und direkt in DATEV Unternehmen online oder über Ihren Steuerberater importieren. Das spart die manuelle Erfassung.
Vertiefen Sie Ihr Wissen rund um E-Rechnung und Umzugssoftware:
AnfrageBox erstellt konforme E-Rechnungen direkt aus Ihren Angeboten. Kostenlos starten, 5 Rechnungen/Monat gratis.
Jetzt kostenlos starten